To będzie wpis głównie dla osób, którzy pracują w zawodzie architekta wnętrz, projektanta, czy designera. O tym jak pomóc sobie. Nie dokładać pracy oraz dodatkowych zadań do tak licznie już posiadanych. A może też - ty czytelniku, który trafiłeś tu przez przypadek - też znajdziesz coś w tym tekście dla siebie. Pomoże ci on usprawnić codzienną pracę lub uporządkować w końcu zdjęcia i inne pliki na komputerze.
Obecnie prowadzę siedem projektów i trzy w zawieszeniu, czyli są już umówione z klientem i niedługo mają się zacząć. Czasami ciężko mi nadążyć za wszystkim co się wkoło dzieje. Jak wy - koledzy i koleżanki po fachu - radzicie sobie z organizacją projektu na komputerze? Uporządkowanie ich w czasie przy jednoczesnym sałym kontaktakcie z klientem i wykonawcami jest trudne. Chętnie przeczytam o tym w komentarzach poniżej. A teraz chciałabym podzielić się z wami moim sposobem unifikacji folderów z projektami wnętrz i ich porządkowania na komputerze i na nieśmiertelnym (oby) dwardym dysku.
Tworzę folder z nazwą projektu w folderze "PROJEKTY AKTUALNE"- to jest moja podstawa. Na początku nazwy wpisuję rok i kolejny numer co daje mi trzy ważne rzeczy: unikalną nazwę każdego projektu, uporządkowanie hronologicznie (bez klikania sortowania po dacie) oraz wiedzę ile projektów w danym roku zrobiłam. Po numerze pojawia się nazwisko lub nazwa klienta, potem zakres jakim się zajmuję (np. dom, łazienka, mieszkanie), a na końcu miejscowość.
W tym głównym folderze tworzę różne podkatalogi oto kilka najważniejszych:
"00_projekt wykonawczy" - tu są wszystkie pliki, które przekazuję na koniec inwestorowi i wykonawcom;
"3D modele" - wszystkie modele 3D jakie wykonuję. Może zawrzeć się tam kolejny podział na kolejne podfoldery np. łazienka, salon itd.;
"2D rysunki" - wszystkie rzuty i rysunki, które wykonuję w trakcie trwania projektu, mogły by być bez "2D", ale ze względu na to trzy naważniejsze foldery są zawsze na górze;
"dokumenty" - wszystkie dokuemnty, które wysyłam inwestorowi, wyceny, umowy itp.
"otrzymane" - wszystkie dokumenty i rysunki otrzymane od inwestora czy dewelopera;
"zdjęcia" - z przed budowy, w trakcie realizacji i po jej zakończeniu, czasami osobno opisuję foldery datami jeśli jest nadzór;
"wizualizacje" - to chyba jasne :) też są tam podfoldery zależne od zakresu np. "łazienka", "salon" itd.;
"wysłane" - wszystkie wysłane w trakcie projekty, wizualizacje, koncepcje do wykonawcy, czy rysunki do inwestora;
"wyceny" - wyceny otrzymane od różnych dostawców i wykonawców w trakcie trwania projektu lub też materiały na podstawie których przygotowali wycenę;
"zamówienia" - wszystkie, które zostały złożone już ostatecznie. Bardzo ważny folder! Nauczyłam się go sukcesywnie tworzyć, gdy miałam stresującą sytuację w trakcie trwania realizacji. Telefon od wykonawcy i klienta. Nagle trzeba szukać wśród stosów maili co było faktycznie zamówione i sprawdzić czy wszystko jest w porządku. Wiąże się to z dużą dozą stresu, a łatwo o pomyłkę.
Myślę, że ustawienie i nazywanie folderów jest też związane z systemem w jakim każdy prowadzi projekt aranżacji wnętrz. Myślę, że takie uporządkowanie sobie folderów bardzo ułatwia sprawę. Ten system poznałam podczas pracy w większym biurze projektowym, gdzie foldery musiały mieć zawsze jednakową nazwę i przeznaczenie. Wszystko po to, aby inne osoby z pracowni też mogły się tam odnaleźć. Kolejnym fajnym nawykiem było tworzenie podfolderów "nieaktualne" gdzie wrzucano wszystkie piliki przedawnione lub robocze, nie potrzebne. Dzięki temu jest jakaś kopia zapasowa lub wcześniejsze wersje projektu, a jednocześnie inni wchodząc w folder projektu zawsze widzieli tylko jeden aktualny plik. Oczywiście w trakcie jego trwania, ponieważ po oddaniu projektu powinno już być wszystko też przeniesione do folderu "00_projekt wykonawczy". Też nie bez powodu w nazwie na początku jest "00" lub "_". Dzięki temu zawsze te foldery bądą na szczycie listy, jeśli oczywiście będzie sortowanie po nazwie (a zwykle takie jest standardowo ustawione).
Może nie jestem pedantką, ale lubię porządek. Lubię go 2-3 latach mogę odnaleźć się nawet w moich projektech ze studiów. Może nie był aż taki porządek, ale zawsze było coś w stylu "projektu wykonawczego" to u mnie nazywało się to "_GOTOWE" :)
Poza folderami firmowymi mam też - jak każdy człowiek kożystający z komputera i smartfona - prywatne foldery. Jednym z nim, z którym zawsze miałam problem to folder o magicznej nazwie "ZDJĘCIA". Ciężko zliczyć ilość godzin zanim uporządkowałam wszystko tak, aby znaleźć szybko jakieś zdjęcia. Obecnie mam podobny podział i systematycznie zrzucam zdjęcia z komórki do folderów.
Jeśli jest jakieś wydażenie to daję (jak w projektach) nazwę zaczynającą się od daty, a później jest nazwa wydażenia np. "2018_08_10_.Ślub Ani i Tomka". Znowu kilka korzyści: wszystko jest posegregowane w czasie i wiem też kiedy dokłądnie się coś wydażyło.
Mam też takie foldery jak:
"RODZINNE" - tam są wszystkie zdjęcia mojej rodziny;
"ZWIERZAKI" - wszystkie zdjęcia zwierzaków, które kiedyś miałam lub przewinęły się przez moje życie :)
"MOJE" - mała retrospekcja jak człowiek się zmienia w czasie.
A jak wy sobie radzicie z segregowaniem dokumentów, projektu, żeby się nie zagubić w gąszczu swoich własnych plików? Czy też coś z tym robicie? Czy korzystacie z jakiegoś harmonogramu projektów w czasie? Kiedyś próbowałam zrobić linie czasu, ale u mnie nie zdało to zupełnie egzaminu. Jak wy sobie radzicie w byciem menadżerami swoich projektów podczas pracy we własnej firmie, czy w dużym biurze zajmującym się aranżacją wnętrz wielkich biurowców? ;)
Komentarze